我們在日常的工作中經常會遇到這樣的情況：用Word寫了一封短信，只有最後的簽名、敬語等落在了第二頁中或者你用Excel編輯了一張表格，同樣也只有最後一兩行位於第二頁的頁首位置。為了節省第二張打印紙，你當然可以手動調整，通過縮小字號或頁邊距等手段，將最後幾行都放到第一頁，但這並不是最簡單的方法，更為簡潔的辦法是讓Word和Excel自動去完成這項工作。
一、Word“縮小字體填充”
打開該篇Word文檔，並單擊常用工具欄中的“打印預覽”按鈕，將屏幕視圖切換到“預覽”狀態，然後單擊工具欄中的“縮小字體填充”按鈕（如圖1）。此時，Word會自動減小字號，使文檔頁數少去一頁。當然，Word字號並非無原則地減小字號，它遵循既要使文檔減少一頁，又要使減小後的字號最接近原字號的原則。
圖1
二、Excel頁面“縮放”
打開所需要的Excel工作表，並在“文件”菜單中，單擊“頁面設置”→“頁面”選項卡，在“縮放”下，單擊以選中“調整為”復選鈕，然後在“頁寬”框輸入數字“1”，在“頁高”框中也輸入數字“1”（如圖2），單擊“確定”按鈕。此時，Excel並不會像Word那樣自動減小字號，使文檔頁數少去一頁，但對“縮放”的設置會體現在打印表格時，會按指定的頁數打印。
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