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Excel打印的技巧與問題小結

2013-11-11 16:22:04  來源: 電腦常識 

  在使用Excel的過程中少不了要把Excel文件打印出來下面把一些收集到的Excel打印的技巧與問題發布到Excel吧中與大家分享!

沒有打印機一樣可以打印預覽

  在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕後Excel會卻提示沒有安裝打印機且無法打印預覽其實只要單擊“開始”→“設置”→“打印機”然後雙擊“添加打印機”項目再隨便安裝一個打印機的驅動程序重啟Excel就會發現已經可以打印預覽了

異地打印Excel表格

  如果某台電腦(A電腦)沒有安裝打印機而另一台有打印機的電腦(簡稱B電腦)上卻沒有安裝Excel可這樣操作先在A電腦上安裝一下B電腦打印機的驅動程序再打開需要打印的Excel工作簿調出“打印內容”對話框將打印機設置成B電腦上的打印機選中“打印到文件”選項並設置好其他選項按“確定”按鈕在隨後彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名(如aprn)後再按“確定”按鈕然後將aprn(保存在“我的文件”文件夾中)文件拷貝到電腦B中在DOS狀態下(Windows下的“MSDOS方式”也可以)在文件所在的目錄中執行“copy aprn lpt”命令即可將Excel工作表打印出來

  PSlpt代表的是打印機的第一個端口同樣lpt是第二個端口如果你計算機並沒有接打印機不要嘗試這個指令以免有當機的可能如果你的打印機是利用USB port 與計算機連接的話可能沒有辦法從 MSDOS 下打印

打印指定頁面

  一個由多頁組成的工作表打印出來後發現其中某一頁(或某幾頁)有問題修改後沒有必要全部都打印一遍!只要選擇“文件”→“打印”(不能直接按 “常用”工具欄上的“打印”按鈕否則是將整個工作表全部打印出來)打開“打印內容”對話框選中“打印范圍”下面的“頁”選項並在後面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼再按下“確定”按鈕即可

一次打印多個工作表

  在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊即可選中多個連續(或不連續)的工作表進行正常的打印操作即可將選中的工作表一次打印出來在“打印內容” 對話框中選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項再確定打印即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來

讓工作表居中打印

  有時可能需要打印的數據不是很多如果直接打印這些內容有可能會集中在紙張頂端看起來很不美觀但如果人工調整又非常麻煩這時只要選擇“文件”→“頁面設置”打開“頁面設置”對話框單擊“頁邊距”選項頁如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中只要在“居中方式”小節下勾選 “水平”復選框即可如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中只要勾選“垂直”復選框當然建議同時勾選這兩個復選項這樣就美觀多了

  PS這個功能在Word中是沒有的所以需要類似情況下如打印一個標識牌什麼的利用藝術字與此功能就l比Word裡面完成方便多了

表格也縮印

  有時為工作需要可能要求將多頁內容調整為一頁打印出來(在Word中可以通過“縮放”技巧來實現)可選擇“文件”→“頁面設置”再在打開的“頁面設置”對話框中單擊“頁面”標簽在“縮放”組下有一個“調整為”選項只要在這裡鍵入打印工作表內容時所需要的頁數(注意頁寬和頁高兩個值必須一致)就可以了不過此功能對於與紙張高寬比例嚴重不協調的工作表來說建議不要采用否則會嚴重影響打印效果

讓每一頁都打印出標題行

  一個由多頁組成的表格通常需要在每一頁上都打印出標題行執行“文件”→“頁面設置”打開“頁面設置”對話框單擊“工作表”標簽在“頂端標題行”後面的方框中輸入$:$(這裡假定第和第行為標題行$符號在英文狀態下用Shift+組合鍵輸入)確定退出再打印時系統會自動為每一頁加上標題行如果在“左端標題列”後面的方框中輸入列標題區域就可以為每一頁添加上列標題

打印選定區域

  選定需要打印的區域執行“文件”→“打印”打開“打印內容”對話框選中“打印內容”下面的“選定區域”選項按下“確定”按鈕就行了如果經常要打印固定的某個區域可以先選定相應區域再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”經過這樣的設置後無論是執行菜單的打印命令還是直接按 “常用”工具欄上的“打印”按鈕均可將設置的區域打印出來

打印不連續的單元格(區域)

  如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來那麼在按住Ctrl鍵的同時用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)選中多個不連續的單元格(區域如 AB:CD……)然後選擇“文件”→“打印”打開“打印內容”對話框選中“打印內容”下面的“選定區域”選項按下“確定”按鈕就行了此時系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開打印在不同頁面上(即A打印在一張紙上B:C打印在另一張紙上……)

打印不連續的行(或列)

  有時需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來可以在按住Ctrl鍵的同時用鼠標左鍵單擊行(列)標選中不需要打印出來的多個不連續的行(列)右擊鼠標選“隱藏”選項將其隱藏起來然後再執行打印操作就可以了

將公式打印出來

   如果要將單元格中的公式打印出來則執行“工具”→“選項”在“視圖”標簽中選中“公式”選項確定退出此時工作表中含有公式的單元格不是顯示公式的運算結果而是顯示出具體公式執行打印操作即可將公式打印出來

自動避開錯誤值打印

  當工作表中存在公式時有時難免會出現一些錯誤信息當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來選擇“文件”→“頁面設置”單擊“工作表”標簽再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框再從中將缺省的“顯示值”改為“<空白>”這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來而是只打印空白單元格 

單色打印

  如果你想把文件打印成黑色或者你的打印機不支持彩色打印可以利用Excel的單色打印功能選擇“文件”→“頁面設置”單擊“工作表”標簽再單擊“打印”選項組下“單色打印”選上這樣就可以打印成黑色的文件了

雙面打印

  工作中經常有需要把文件按順序打印在紙張的正反兩面下面就利用一段宏來完成此功能

  Sub 雙面打印()
*******************************************
功能雙面打印的一段小程序打印完正後將所
有的紙張反向再放入打印機繼續打印反面

*******************************************
On Error Resume Next
dd = ExecuteExcelMacro("GetDocument()")
For i = To Int(dd / ) +
ActiveWindowSelectedSheetsPrintOut From:= * i To:= * i
Next
MsgBox "請將打印出的紙張反向裝入紙槽中" vbOKOnly "打印另一面"
For j = To Int(dd / ) +
ActiveWindowSelectedSheetsPrintOut From:= * j To:= * j
Next
End Sub

到此收集的打印技巧就分享完畢有你需要和不知道的嗎!如果有的話動手試一下吧


From:http://tw.wingwit.com/Article/Common/201311/8040.html
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