成堆的有用無用的紙
雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處
這就是我們辦公桌上的一般情形
在電腦的內部
在電腦的桌面上
在
資源管理器
中
也同樣充斥著無序與混亂
這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率
當許多人面臨這個問題時
認為硬盤空間又不夠了
電腦性能又不跟不上了
需要再換一台新的電腦了
事實上
我們真正需要的是坐下來
好好花時間將電腦裡的文件真正管理起來
會為自己日後省下更多的時間
文件管理的真谛在於方便保存和迅速提取
所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來
放在你最能方便找到的地方
解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理
從硬盤分區開始到每一個文件夾的建立
我們都要按照自己的工作和生活需要
分為大大小小
多個層級的文件夾
建立合理的文件保存架構
此外所有的文件
文件夾
都要規范化地命名
並放入最合適的文件夾中
這樣
當我們需要什麼文件時
就知道到哪裡去尋找
這種方法
對於相當數量的人來說
並不是一件輕松的事
因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦
茫無頭緒地查找文件
下面
我們將幫你制訂一套分類管理的原則
並敦促您養成好的文件管理習慣
以下是我們總結出的一些基本技巧
這些技巧並不是教條
可能並不適合你
但無論如何你必須要有自己的規則
並堅持下來
形成習慣
第一招 發揮我的文檔的作用 有很多理由讓我們好好地利用
我的文檔
它能方便地在桌面上
開始菜單
資源管理器
保存/打開窗口中找到
有利於我們方便而快捷地打開
保存文件
我們可以利用
我的文檔
中已有的目錄
也可以創建自己的目錄
將經常需要訪問的文件存儲在這裡
至於
我的文檔
存儲在C盤
在重裝系統時可能會誤刪除的問題
可以在非系統盤建立一個目錄
然後右擊桌面上的
我的文檔
選擇
屬性
在彈出的
我的文檔 屬性
窗口中
單擊目標文件夾下的
移動
按鈕
然後在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾
重裝系統後再次執行以上操作
再重新指向此文件夾即可
即安全又便捷
小提示
如果你使用Windows
/XP
則移動
我的文檔
文件夾時
其下的所有文件會自動移過去
但如果你使用Windows
x
則需要手工將C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中
否則可能會丟失數據
第二招 建立最適合自己的文件夾結構 文件夾是文件管理系統的骨架
對文件管理來說至關重要
建立適合自己的文件夾結構
需要首先對自己接觸到的各種信息
工作和生活內容進行歸納分析
每個人的工作和生活有所不同
接受的信息也會有很大差異
因此分析自己的信息類別是建立結構的前提
比如
有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件
硬件的類別建立文件夾;而很多老師
就是以自己的工作內容比如教學工作
班主任工作建立文件夾
同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名
同類的文件最好存儲在同一目錄
如圖片目錄用image
多媒體目錄用media
文檔用doc等等
簡潔易懂
一目了然
而且方便用一個軟件打開
這樣
當我們想要找到一個文件時
能立刻想到它可能保存的地方
第三招 控制文件夾與文件的數目 文件夾裡的數目不應當過多
一個文件夾裡面有
個以內的文件數是比較容易浏覽和檢索的
如果超過
個文件
浏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了
這種情況下
就得考慮存檔
刪除一些文件
或將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾
另一方面
如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件
也建議將此文件夾合並到其他文件夾中
第四招 注意結構的級數 分類的細化必然帶來結構級別的增多
級數越多
檢索和浏覽的效率就會越低
建議整個結構最好控制在二
三級
另外
級別最好與自己經常處理的信息相結合
越常用的類別
級別就越高
比如負責多媒體欄目的編輯
那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾
老師本學期所教授的課程
所管理班級的資料文件夾
也應當是一級文件夾
文件夾的數目
文件夾裡文件的數目以及文件夾的層級
往往不能兩全
我們只能找一個最佳的結合點
第五招 文件和文件夾的命名 為文件和文件夾取一個好名字至關重要
但什麼是好名字
卻沒有固定的含義
以最短的詞句描述此文件夾類別和作用
能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容
能就是好的名稱
要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則
這些規則需要我們自己來制訂
最開始使用這些規則時
肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松
但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時
相信你會堅持不懈地執行下去
另外
從排序的角度上來說
我們常用的文件夾或文件在起名時
可以加一些特殊的標示符
讓他們排在前面
比如當某一個文件夾或文件相比於同一級別的來說
要訪問次數多得多時
筆者就會在此名字前加上一個
或
★
這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面
而相對次要但也經常訪問的
就可以加上
或
★★
以此類推
此外
文件名要力求簡短
雖然Windows已經支持長文件名了
但長文件名也會給我們的識別
浏覽帶來混亂
第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起
如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊
那你將會很難一眼找到你想要的東西
及時地處理過期的文件
備份該備份的
刪除不需要的
是一個良好的習慣
以老師為例
上學期教授課程的教案與資料
本學期使用的頻率會非常小
所以應當專門將到存放後另一個級別較低的文件夾中
甚至於刻錄到光盤中
而並本學期的一些文檔
因為要經常訪問
最好放置在
我的文檔
中以方便時時訪問
對於老師來說
一個學期就是一個周期
過一個周期
就相應地處理本周期的文件夾
對於其他行業的人來說
也有不同的周期
我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾
文件進行歸檔
小提示
為了數據安全
及時備份是必需要的
有關備份請參見本期《把復雜的備份變簡單》
及時備份文件並刪除不需要再使用的文件
第七招 發揮快捷方式的便利 如果我們經常要快速訪問文件或文件夾
那可以右擊選擇
創建快捷方式
再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方
當然
當文件和文件夾不再需要經常訪問時
你需要及時將快捷方式刪除
以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力
第八招 現在開始與長期堅持 建立完善的結構
規范化地命名
周期性地歸檔
這就是我們要做的
這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率
節省我們已經很有限的時間
如果你現在就開始
那請首先拿出一張紙
明了你的信息類別
明確准備創建的文件夾個數與位置
還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則
然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動
更名
刪除等操作
而且要在以後操作中克服自己的陋習
也許開頭會很難
也許規則會很繁瑣
但相信過不了多久
你就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾
並享受高效管理帶來的快樂了
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