成堆的有用無用的紙雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處這就是我們辦公桌上的一般情形在電腦的內部在電腦的桌面上在資源管理器中也同樣充斥著無序與混亂這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率當許多人面臨這個問題時認為硬盤空間又不夠了電腦性能又不跟不上了需要再換一台新的電腦了事實上我們真正需要的是坐下來好好花時間將電腦裡的文件真正管理起來會為自己日後省下更多的時間
文件管理的真谛在於方便保存和迅速提取所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來放在你最能方便找到的地方解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理從硬盤分區開始到每一個文件夾的建立我們都要按照自己的工作和生活需要分為大大小小多個層級的文件夾建立合理的文件保存架構此外所有的文件文件夾都要規范化地命名並放入最合適的文件夾中這樣當我們需要什麼文件時就知道到哪裡去尋找這種方法對於相當數量的人來說並不是一件輕松的事因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦茫無頭緒地查找文件下面我們將幫你制訂一套分類管理的原則並敦促您養成好的文件管理習慣以下是我們總結出的一些基本技巧這些技巧並不是教條可能並不適合你但無論如何你必須要有自己的規則並堅持下來形成習慣
第一招 發揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用我的文檔它能方便地在桌面上開始菜單資源管理器保存/打開窗口中找到有利於我們方便而快捷地打開保存文件我們可以利用我的文檔中已有的目錄也可以創建自己的目錄將經常需要訪問的文件存儲在這裡至於我的文檔存儲在C盤在重裝系統時可能會誤刪除的問題可以在非系統盤建立一個目錄然後右擊桌面上的我的文檔選擇屬性在彈出的我的文檔 屬性窗口中單擊目標文件夾下的移動按鈕然後在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾重裝系統後再次執行以上操作再重新指向此文件夾即可即安全又便捷
小提示
如果你使用Windows /XP則移動我的文檔文件夾時其下的所有文件會自動移過去但如果你使用Windows x則需要手工將C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中否則可能會丟失數據
第二招 建立最適合自己的文件夾結構
文件夾是文件管理系統的骨架對文件管理來說至關重要建立適合自己的文件夾結構需要首先對自己接觸到的各種信息工作和生活內容進行歸納分析每個人的工作和生活有所不同接受的信息也會有很大差異因此分析自己的信息類別是建立結構的前提比如有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件硬件的類別建立文件夾;而很多老師就是以自己的工作內容比如教學工作班主任工作建立文件夾
同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名同類的文件最好存儲在同一目錄如圖片目錄用image多媒體目錄用media文檔用doc等等簡潔易懂一目了然而且方便用一個軟件打開這樣當我們想要找到一個文件時能立刻想到它可能保存的地方
第三招 控制文件夾與文件的數目
文件夾裡的數目不應當過多一個文件夾裡面有個以內的文件數是比較容易浏覽和檢索的如果超過個文件浏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了這種情況下就得考慮存檔刪除一些文件或將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾另一方面如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件也建議將此文件夾合並到其他文件夾中
第四招 注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增多級數越多檢索和浏覽的效率就會越低建議整個結構最好控制在二三級另外級別最好與自己經常處理的信息相結合越常用的類別級別就越高比如負責多媒體欄目的編輯那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾老師本學期所教授的課程所管理班級的資料文件夾也應當是一級文件夾文件夾的數目文件夾裡文件的數目以及文件夾的層級往往不能兩全我們只能找一個最佳的結合點
第五招 文件和文件夾的命名
為文件和文件夾取一個好名字至關重要但什麼是好名字卻沒有固定的含義以最短的詞句描述此文件夾類別和作用能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容能就是好的名稱要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則這些規則需要我們自己來制訂最開始使用這些規則時肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時相信你會堅持不懈地執行下去
另外從排序的角度上來說我們常用的文件夾或文件在起名時可以加一些特殊的標示符讓他們排在前面比如當某一個文件夾或文件相比於同一級別的來說要訪問次數多得多時筆者就會在此名字前加上一個或★這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面而相對次要但也經常訪問的就可以加上或★★以此類推
此外文件名要力求簡短雖然Windows已經支持長文件名了但長文件名也會給我們的識別浏覽帶來混亂
第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊那你將會很難一眼找到你想要的東西及時地處理過期的文件備份該備份的刪除不需要的是一個良好的習慣以老師為例上學期教授課程的教案與資料本學期使用的頻率會非常小所以應當專門將到存放後另一個級別較低的文件夾中甚至於刻錄到光盤中而並本學期的一些文檔因為要經常訪問最好放置在我的文檔中以方便時時訪問對於老師來說一個學期就是一個周期過一個周期就相應地處理本周期的文件夾對於其他行業的人來說也有不同的周期我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾文件進行歸檔
小提示
為了數據安全及時備份是必需要的
第七招 發揮快捷方式的便利
如果我們經常要快速訪問文件或文件夾那可以右擊選擇創建快捷方式再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方當然當文件和文件夾不再需要經常訪問時你需要及時將快捷方式刪除以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力
第八招 現在開始與長期堅持
建立完善的結構規范化地命名周期性地歸檔這就是我們要做的這並不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率節省我們已經很有限的時間
如果你現在就開始那請首先拿出一張紙明了你的信息類別明確准備創建的文件夾個數與位置還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動更名刪除等操作而且要在以後操作中克服自己的陋習
也許開頭會很難也許規則會很繁瑣但相信過不了多久你就已經習慣於看到井井有條的文件與文件夾並享受高效管理帶來的快樂了
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