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上班族必懂的電腦技能

2013-11-11 14:40:30  來源: 電腦常識 

  一誤刪資料恢復

  一不小心刪錯了還把回收站清空了咋辦啊?只要三步你就能找回你刪掉並清空回收站的東西

  步驟

  單擊“開始——運行然後輸入regedit (打開注冊表)

  依次展開HEKEY——LOCAL——MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左邊空白外點擊“新建”選擇“主鍵”把它命名為“FFO————B——F——AAFE”再把右邊的“默認”的主鍵的鍵值設為“回收站”然後退出注冊表就OK啦

  要重啟計算機

  只要機器沒有運行過磁盤整理系統完好任何時候的文件都可以找回來也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算也許你認為Excel也不過如此甚至了無新意但我們平日裡無數次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手領略一下關於Excel 的別樣風情

  一讓不同類型數據用不同顏色顯示

  在工資表中如果想讓大於等於元的工資總額以“紅色”顯示大於等於元的工資總額以“藍色”顯示低於元的工資總額以“棕色”顯示其它以“黑色”顯示我們可以這樣設置

  打開“工資表”工作簿選中“工資總額”所在列執行“格式→條件格式”命令打開“條件格式”對話框單擊第二個方框右側的下拉按鈕選中“大於或等於”選項在後面的方框中輸入數值“單擊“格式”按鈕打開“單元格格式”對話框將“字體”的“顏色”設置為“紅色”

  按“添加”按鈕並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於字體設置為“藍色”;小於字體設置為“棕色”)

  設置完成後按下“確定”按鈕

  看看工資表吧工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了

  二建立分類下拉列表填充項

  我們常常要將企業的名稱輸入到表格中為了保持名稱的一致性利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項

  在Sheet將企業名稱按類別(如“工業企業”“商業企業”“個體企業”等)分別輸入不同列中建立一個企業名稱數據庫

  選中A列(“工業企業”名稱所在列)在“名稱”欄內輸入“工業企業”字符後按“回車”鍵進行確認仿照上面的操作將BC……列分別命名為“商業企業”“個體企業”……

  切換到Sheet選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)執行“數據→有效性”命令打開“數據有效性”對話框在“設置”標簽中單擊 “允許”右側的下拉按鈕選中“序列”選項在下面的“來源”方框中輸入“工業企業”“商業企業”“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)確定退出

  再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)再打開“數據有效性”對話框選中“序列”選項後在“來源”方框中輸入公式=INDIRECT(C)確定退出

  選中C列任意單元格(如C)單擊右側下拉按鈕選擇相應的“企業類別”填入單元格中然後選中該單元格對應的D列單元格(如D)單擊下拉按鈕即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中

  提示在以後打印報表時如果不需要打印“企業類別”列可以選中該列右擊鼠標選“隱藏”選項將該列隱藏起來即可

  三建立“常用文檔”新菜單

  在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單將常用的工作簿文檔添加到其中方便隨時調用

  在工具欄空白處右擊鼠標選“自定義”選項打開“自定義”對話框在“命令”標簽中選中“類別”下的“新菜單”項再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄按“更改所選內容”按鈕在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)

  再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)將它拖到新菜單(常用文檔)中並仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)建立第一個工作簿文檔列表名稱重復上面的操作多添加幾個文檔列表名稱

  選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)右擊鼠標在彈出的快捷菜單中選“分配超鏈接→打開”選項打開“分配超鏈接”對話框通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕定位到相應的工作簿(如“工資xls”等)文件夾並選中該工作簿文檔重復上面的操作將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來

  以後需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時只要展開“常用文檔”菜單單擊其中的相應選項即可

  提示盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中但並不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能

  四制作“專業符號”工具欄

  在編輯專業表格時常常需要輸入一些特殊的專業符號為了方便輸入我們可以制作一個屬於自己的“專業符號”工具欄

  執行“工具→宏→錄制新宏”命令打開“錄制新宏”對話框輸入宏名?如“fuhao”?並將宏保存在“個人宏工作簿”中然後“確定”開始錄制選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕完成宏的錄制

  仿照上面的操作一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”

  打開“自定義”對話框在“工具欄”標簽中單擊“新建”按鈕彈出“新建工具欄”對話框輸入名稱——“專業符號”確定後即在工作區中出現一個工具條

  切換到“命令”標簽中選中“類別”下面的“宏”將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)

  選中其中一個“自定義按鈕”仿照第個秘技的第點對它們進行命名

  右擊某個命名後的按鈕在隨後彈出的快捷菜單中選“指定宏”選項打開“指定宏”對話框選中相應的宏(如fuhao等)確定退出

  重復此步操作將按鈕與相應的宏鏈接起來

  關閉“自定義”對話框以後可以像使用普通工具欄一樣使用“專業符號”工具欄向單元格中快速輸入專業符號了

  五用“視面管理器”保存多個打印頁面

  有的工作表經常需要打印其中不同的區域用“視面管理器”吧

  打開需要打印的工作表用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉選中它們再右擊鼠標在隨後出現的快捷菜單中選“隱藏”選項將不需要打印的行(或列)隱藏起來

  執行“視圖→視面管理器”命令打開“視面管理器”對話框單擊“添加”按鈕彈出“添加視面”對話框輸入一個名稱(如“上報表”)後單擊“確定”按鈕

  將隱藏的行(或列)顯示出來並重復上述操作“添加”好其它的打印視面

  以後需要打印某種表格時打開“視面管理器”選中需要打印的表格名稱單擊“顯示”按鈕工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來簡單設置排版一下按下工具欄上的“打印”按鈕一切就OK了

  六讓數據按需排序

  如果你要將員工按其所在的部門進行排序這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序也不是按筆畫順序怎麼辦?可采用自定義序列來排序

  執行“格式→選項”命令打開“選項”對話框進入“自定義序列”標簽中在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關車隊一車間二車間三車間”等)單擊“添加”和“確定”按鈕退出

  選中“部門”列中任意一個單元格執行“數據→排序”命令打開“排序”對話框單擊“選項”按鈕彈出“排序選項”對話框按其中的下拉按鈕選中剛才自定義的序列按兩次“確定”按鈕返回所有數據就按要求進行了排序

  七把數據徹底隱藏起來

  工作表部分單元格中的內容不想讓浏覽者查閱只好將它隱藏起來了

  選中需要隱藏內容的單元格(區域)執行“格式→單元格”命令打開“單元格格式”對話框在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態下的分號)

  再切換到“保護”標簽下選中其中的“隱藏”選項按“確定”按鈕退出

  執行“工具→保護→保護工作表”命令打開“保護工作表”對話框設置好密碼後“確定”返回

  經過這樣的設置以後上述單元格中的內容不再顯示出來就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形

  提示在“保護”標簽下請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據

  八讓中英文輸入法智能化地出現

  在編輯表格時有的單元格中要輸入英文有的單元格中要輸入中文反復切換輸入法實在不方便何不設置一下讓輸入法智能化地調整呢?

  選中需要輸入中文的單元格區域執行“數據→有效性”命令打開“數據有效性”對話框切換到“輸入法模式”標簽下按“模式”右側的下拉按鈕選中“打開”選項後“確定”退出

  以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時中文輸入法(輸入法列表中的第個中文輸入法)自動打開當選中其它單元格時中文輸入法自動關閉

  九讓“自動更正”輸入統一的文本

  你是不是經常為輸入某些固定的文本如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧

  執行“工具→自動更正”命令打開“自動更正”對話框

  在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符“pcw”用小寫)在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”再單擊“添加”和“確定”按鈕

  以後如果需要輸入上述文本時只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?然後確認一下就成了

  十在Excel中自定義函數

  Excel函數雖然豐富但並不能滿足我們的所有需要我們可以自定義一個函數來完成一些特定的運算下面我們就來自定義一個計算梯形面積的函數

  執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F”快捷鍵)打開Visual Basic編輯窗口

  在窗口中執行“插入→模塊”菜單命令插入一個新的模塊——模塊

  在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼

  Function V(abh)V = h*(a+b)/End Function

  關閉窗口自定義函數完成

  以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數

  提示用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用

  十一表頭下面襯張圖片

  為工作表添加的背景是襯在整個工作表下面的能不能只襯在表頭下面呢?

  執行“格式→工作表→背景”命令打開“工作表背景”對話框選中需要作為背景的圖片後按下“插入”按鈕將圖片襯於整個工作表下面

  在按住Ctrl鍵的同時用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉同時選中這些單元格(區域)

  按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕在隨後出現的“調色板”中選中“白色”經過這樣的設置以後留下的單元格下面襯上了圖片而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實是圖片被“白色”遮蓋了)

  提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的

  十二用連字符“&”來合並文本

  如果我們想將多列的內容合並到一列中不需要利用函數一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將BCD列合並到一列中)

  在D列後面插入兩個空列(EF列)然後在D單元格中輸入公式=B&C&D

  再次選中D單元格用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中BCD列的內容即被合並到E列對應的單元格中

  選中E列執行“復制”操作然後選中F列執行“編輯→選擇性粘貼”命令打開“選擇性粘貼”對話框選中其中的“數值”選項按下“確定”按鈕E列的內容(不是公式)即被復制到F列中

  將BCDE列刪除完成合並工作

  提示完成第步的操作合並效果已經實現但此時如果刪除BCD列公式會出現錯誤故須進行第步操作將公式轉換為不變的“值”

  十三生成績條

  常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現這對於初學者來說有一定難度出於此種考慮我在這裡給出一種用函數實現的簡便方法

  此處假定學生成績保存在Sheet工作表的A至G單元格區域中其中第行為標題行為學科名稱

  切換到Sheet工作表中選中A單元格輸入公式=IF(MOD(ROW())=″″ IF(MOD?ROW()(=sheet!AūINDEX(sheet!$A$GINT(((ROW()+)/)+)COLUMN())))

  再次選中A單元格用“填充柄”將上述公式復制到B至G單元格中;然後再同時選中A至G單元格區域用“填充柄”將上述公式復制到A至G單元格中至此成績條基本成型下面簡單修飾一下

  調整好行高和列寬後同時選中A至G單元格區域(第位學生的成績條區域)按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕在隨後出現的邊框列表中選中“所有框線”選項為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框可以不進行此步及下面的操作)

  同時選中A至G單元格區域點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕然後按住鼠標左鍵自A拖拉至G單元格區域為所有的成績條添加邊框按“打印”按鈕即可將成績條打印出來

  十四Excel幫你選函數

  在用函數處理數據時常常不知道使用什麼函數比較合適Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍挑選出合適的函數

  執行“插入→函數”命令打開“插入函數”對話框在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)然後單擊“轉到”按鈕系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來並顯示在“選擇函數”下面的列表框中再結合查看相關的幫助文件即可快速確定所需要的函數

  十五同時查看不同工作表中多個單元格內的數據

  有時我們編輯某個工作表(Sheet)時需要查看其它工作表中(SheetSheet……)某個單元格的內容可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現

  執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令打開“監視窗口”單擊其中的“添加監視”按鈕展開“添加監視點”對話框用鼠標選中需要查看的單元格後再單擊“添加”按鈕重復前述操作添加其它“監視點”以後無論在哪個工作表中只要打開“監視窗口”即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息

  十六為單元格快速畫邊框

  在Excel 以前的版本中為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩Excel 對此功能進行了全新的拓展

  單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕在隨後彈出的下拉列表中選“繪圖邊框”選項或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令展開“邊框”工具欄

  單擊工具欄最左側的下拉按鈕選中一種邊框樣式然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉即可為相應的單元格區域快速畫上邊框

  提示①如果畫錯了邊框沒關系選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕然後在錯誤的邊框上拖拉一下就可以清除掉錯誤的邊框②如果需要畫出不同顏色的邊框可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後再畫邊框即可③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線

  十七控制特定單元格輸入文本的長度

  你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候Excel就能自動判斷即時分析並彈出警告那該多好啊!要實現這一功能對Excel來說也並不難

  例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中為了輸入的統一和計算的方便我們希望“年份”都用一個四位數來表示所以我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”然後在“數據”下拉菜單中選擇“等於”且“長度”為“同時我們再來到“出錯警告”卡片中將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”並在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和 “請輸入四位數年份”字樣

  很顯然當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時Excel就會彈出示的警告對話框告訴你出錯原因並直到你輸入了正確“樣式”的數值後方可繼續錄入神奇吧?其實在Excel的“數據有效性”判斷中還有許多特殊類型的數據格式可選比如“文本類型”啊“序列大小”啊“時間遠近”啊如你有興趣何不自作主張自己設計一種檢測標准讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢

  十八成組填充多張表格的固定單元格

  我們知道每次打開Excel軟件總是默認打開多張工作表由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力更適合在多張相互關聯的表格中協調工作要協調關聯當然首先就需要同步輸入因此在很多情況下都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容

  那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet然後按住Shift鍵單擊最後一張表格的標簽名“Sheet”(如果我們想關聯的表格不在一起可以按住Ctrl鍵進行點選)此時我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣我們就可以進行對工作組的編輯工作了在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什麼我們發現“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了

  但是僅僅同步輸入是遠遠不夠的比如我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先我們得改變第一張表格的數據格式再單擊“編輯”菜單的“填充”選項然後在其子菜單中選擇“至同組工作表”這時Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框在這裡我們選擇“格式”一項點“確定”後同組中所有表格該位置的數據格式都改變了

  十九改變文本的大小寫

  在Excel中為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式也不是數據庫而是函數不要以為Excel中的函數只是針對數字其實只要是寫進表格中的內容Excel都有對它編輯的特殊函數例如改變文本的大小寫

  在Excel 至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數它們分別是“=UPPER(源數據格)”將文本全部轉換為大寫;“=LOWER(源數據格)”將文本全部轉換成小寫;“=PROPER(源數據格)”將文本轉換成“適當”的大小寫如讓每個單詞的首字母為大寫等例如我們在一張表格的 A單元格中輸入小寫的“excel”然後在目標單元格中輸入“=UPPER(A)”回車後得到的結果將會是“EXCEL”同樣如果我們在A 單元格中輸入“mrweiwei”然後我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A)”那麼我們得到的結果就將是“MrWeiwei”了

  二十提取字符串中的特定字符

  除了直接輸入外從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入絕對是一種省時又省事的方法特別是對一些樣式雷同的信息更是如此比如員工名單籍貫等信息如果我們想快速從A單元格中提取稱謂的話最好使用“=RIGHT(源數據格提取的字符數)”函數它表示“從A單元格最右側的字符開始提取個字符”輸入到此位置當然如果你想提取姓名的話則要使用“=LEFT(源數據格提取的字符數)”函數了還有一種情況我們不從左右兩端開始而是直接從數據中間提取幾個字符比如我們要想從A單元格中提取“武漢”兩個字時就只須在目標單元格中輸入“=MID(A)”就可以了意思是在A單元格中提取第個字符後的兩個字符也就是第和第兩個字

  二十一把基數詞轉換成序數詞

  將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題因為它沒有一個十分固定的模式大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”後綴但大凡是以“”結尾的數字卻分別是以“st”“nd”和“rd”結尾的而且”這個數字又不一樣它們卻仍然是以 “th”結尾的因此實現起來似乎很復雜其實只要我們理清思路找准函數只須編寫一個公式就可輕松轉換了不信請看“=A& IF(OR(VALUE(RIGHT(A))={})″th″IF(OR(VALUE(RIGHT(A))= {}CHOOSE(RIGHT(A)″st″″nd″″rd″)″th″))”該公式盡管一長串不過含義卻很明確①如果數字是以“”結尾的則加上“th”後綴;②如果第原則無效則檢查最後一個數字以“”結尾使用“st”以“”結尾使用 “nd”以“”結尾使用“rd”;③如果第原則都無效那麼就用“th”因此基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷

  二十二用特殊符號補齊位數

  和財務打過交道的人都知道在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”那就是將金額中的空位補齊或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號其實在 Excel中也有類似的輸入方法那就是“REPT”函數它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”填充位數)”

  比如我們要在中A 單元格裡的數字結尾處用“#”號填充至就只須將公式改為“=(A&REPT(″#″LEN(A)))”即可;如果我們要將 A單元格中的數字從左側用“#”號填充至就要改為“=REPT(″#″LEN(A)))&A”;另外如果我們想用“#” 號將A中的數值從兩側填充則需要改為“=REPT(″#″LEN(A)/)&A&REPT(″#″)LEN(A) /)”;如果你還嫌不夠專業要在A單元格數字的頂頭加上“$”符號的話那就改為“=(TEXT(A″$###″(& REPT(″#″LEN(TEXT(A″$###″))))”一定能滿足你的要求

  二十三創建文本直方圖

  除了重復輸入之外“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖它的原理也很簡單就是利用特殊符號的智能重復按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果比如我們首先制作一張年度收支平衡表然後將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區將“G列” 則作為直方圖中“超預算”的顯示區然後根據表中已有結果“D列”的數值用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來具體步驟如下

  在E單元格中寫入公式“=IF(DREPT(″n″ROUND(D*))″″)”也拖動填充柄至G我們看到一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前方便直觀簡單明了

  二十四計算單元格中的總字數

  有時候我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣需要計算單元格中的總字數要解決這個問題除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外還要動用“TRIM”函數來刪除空格比如現在A單元格中輸入有“how many words?”字樣那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙

  “=IF(LEN(A)=LEN(TRIM(A))LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A)″″))+)”

  該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串並且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格然後計算此字符串和原字符串的數位差從而得出“空格”的數量最後將空格數+就得出單元格中字符的數量了

  二十五關於歐元的轉換

  這是Excel 中的新工具如果你在安裝Excel 時選擇的是默認方式那麼很可能不能在“工具”菜單中找到它不過我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”然後在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項“確定”後Excel 就會自行安裝了完成後我們再次打開“工具”菜單單擊“歐元轉換”一個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了與Excel 的其他函數窗口一樣我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”然後再選擇轉換前後的不同幣種即可所示的就是“歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表當然為了使歐元的顯示更顯專業我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式了


From:http://tw.wingwit.com/Article/Common/201311/5629.html
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